1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego, platformy oraz usług świadczonych pod marką SHOPONE.
2. Operatorem SHOPONE jest: ICTONE Krzysztof Mucha, Kobylec 276, 32-740 Łapanów, NIP: 8681740037, dalej jako „SHOPONE”, „Operator”, „Administrator” lub „ICTONE” – w zależności od roli wykonywanej w konkretnym procesie przetwarzania.

3. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: admin@shopone.pl; adres korespondencyjny: ICTONE Krzysztof Mucha, Kobylec 276, 32-740 Łapanów.

4. SHOPONE przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych, w tym danych klientów sklepów internetowych korzystających z usług SHOPONE.

2. Role SHOPONE w zakresie danych osobowych

W zależności od charakteru przetwarzania SHOPONE może występować w jednej z dwóch podstawowych ról.

2.1. SHOPONE jako administrator danych

SHOPONE jest administratorem danych osobowych, jeżeli samodzielnie określa cele i sposoby ich przetwarzania.

Dotyczy to w szczególności danych:

• właścicieli sklepów i przedsiębiorców korzystających z SHOPONE,
• osób reprezentujących Klientów Biznesowych,
• użytkowników kont w panelu SHOPONE,
• osób kontaktujących się bezpośrednio z SHOPONE,
• osób składających zapytania ofertowe,
• osób zapisujących się na newsletter SHOPONE,
• kontrahentów i partnerów biznesowych,
• osób korzystających bezpośrednio z serwisu SHOPONE,
• osób zgłaszających do SHOPONE problem dotyczący działania usług,
• osób korzystających z programu ochrony zakupów, jeżeli SHOPONE samodzielnie rozpatruje ich zgłoszenia i określa cele takiego przetwarzania.

W takich przypadkach zasady przetwarzania danych określa niniejsza Polityka Prywatności.

2.2. SHOPONE jako podmiot przetwarzający

W odniesieniu do danych klientów sklepów internetowych SHOPONE może działać jako podmiot przetwarzający dane na polecenie sklepu.

Dotyczy to sytuacji, w których sklep przekazuje lub udostępnia SHOPONE dane swoich klientów w celu realizacji usług SHOPONE, w szczególności:

• monitoringu porzuconych koszyków,
• odzyskiwania porzuconych koszyków,
• obsługi mechanizmów cross-sell,
• generowania rekomendacji produktowych,
• działania chatu,
• obsługi komunikacji z klientem sklepu,
• przetwarzania informacji o zamówieniach,
• analizy transakcji,
• prezentowania funkcjonalności SHOPONE w sklepie,
• obsługi zgłoszeń technicznych,
• działania integracji ze sklepem,
• innych funkcjonalności wykonywanych w imieniu sklepu.

W takim przypadku:

Administratorem danych osobowych pozostaje sklep internetowy.

SHOPONE przetwarza dane wyłącznie:

• na udokumentowane polecenie sklepu,
• w zakresie niezbędnym do świadczenia usług,
• zgodnie z zawartą umową powierzenia przetwarzania danych,
• zgodnie z art. 28 RODO.

Osoba, której dane dotyczą, powinna w pierwszej kolejności kierować żądania dotyczące takich danych do sklepu internetowego, który jest ich administratorem.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z SHOPONE mogą być przetwarzane następujące kategorie danych.

3.1. Dane Klientów Biznesowych

Mogą obejmować:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• NIP,
• REGON,
• adres działalności,
• adres korespondencyjny,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• stanowisko,
• dane osób reprezentujących przedsiębiorcę,
• dane użytkowników kont,
• dane logowania,
• adres IP,
• historię aktywności w Systemie,
• informacje dotyczące posiadanego pakietu,
• informacje dotyczące rozliczeń,
• dane fakturowe,
• historię kontaktu z SHOPONE.

3.2. Dane klientów sklepów

W zależności od zakresu Integracji SHOPONE może mieć dostęp do danych znajdujących się w systemie sklepu, takich jak:

• imię,
• nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres dostawy,
• adres rozliczeniowy,
• identyfikator klienta,
• identyfikator użytkownika,
• identyfikator sesji,
• adres IP,
• informacje o koszyku,
• produkty znajdujące się w koszyku,
• wartość koszyka,
• historia zmian koszyka,
• data utworzenia koszyka,
• dane dotyczące zamówienia,
• numer zamówienia,
• wartość zamówienia,
• status zamówienia,
• zakupione produkty,
• sposób dostawy,
• status płatności,
• data zamówienia,
• historia zakupów,
• informacje dotyczące zwrotów lub reklamacji – jeżeli dana funkcjonalność tego wymaga,
• treść wiadomości przekazywanych za pośrednictwem chatu,
• dane techniczne urządzenia i przeglądarki,
• dane dotyczące aktywności użytkownika w sklepie.

Zakres przetwarzanych danych zależy od funkcjonalności aktywowanych przez dany sklep.

SHOPONE powinien stosować zasadę minimalizacji danych i nie pobierać danych, które nie są potrzebne do realizacji konkretnej usługi.

4. Dane szczególnych kategorii

SHOPONE nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności danych dotyczących:

• zdrowia,
• pochodzenia rasowego lub etnicznego,
• poglądów politycznych,
• przekonań religijnych,
• przynależności związkowej,
• danych genetycznych,
• danych biometrycznych,
• życia seksualnego lub orientacji seksualnej.

Klient Biznesowy nie powinien przekazywać SHOPONE takich danych, chyba że:

• jest to niezbędne dla konkretnej usługi,
• zostało wcześniej uzgodnione z SHOPONE,
• istnieje odpowiednia podstawa prawna,
• zastosowano adekwatne środki bezpieczeństwa.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania przez SHOPONE jako administratora

5.1. Założenie i obsługa konta Klienta Biznesowego

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• zawarcia umowy,
• założenia konta,
• świadczenia usług,
• obsługi Panelu,
• prowadzenia Integracji,
• komunikacji dotyczącej usług.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy.

5.2. Rozliczenia i dokumentacja księgowa

Dane są przetwarzane w celu:

• wystawiania faktur,
• prowadzenia księgowości,
• realizacji obowiązków podatkowych,
• archiwizacji dokumentacji finansowej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

5.3. Kontakt i obsługa zapytań

W przypadku kontaktu z SHOPONE dane mogą być przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi,
• prowadzenia korespondencji,
• przygotowania oferty,
• obsługi zapytania.

Podstawą prawną może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań.

6. Marketing SHOPONE

SHOPONE może wykorzystywać dane kontaktowe do przedstawiania własnej oferty i informacji dotyczących usług.

Jeżeli przepisy wymagają uprzedniej zgody na wykorzystanie określonego kanału komunikacji, w szczególności poczty elektronicznej, SMS lub połączeń telefonicznych, komunikacja marketingowa będzie prowadzona wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Podstawą przetwarzania danych osobowych może być prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług, natomiast wykorzystanie konkretnego kanału komunikacji odbywa się z uwzględnieniem wymogów Prawa komunikacji elektronicznej.

Użytkownik może w każdym czasie:

• wycofać zgodę,
• zgłosić sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego.

7. Program ochrony zakupów

Jeżeli Kupujący skorzysta z programu ochrony zakupów SHOPONE, SHOPONE może przetwarzać jego dane w celu:

• przyjęcia zgłoszenia,
• identyfikacji Kupującego,
• identyfikacji zamówienia,
• weryfikacji transakcji,
• kontaktu ze sklepem,
• wyjaśnienia sprawy,
• oceny spełnienia warunków ochrony,
• przeciwdziałania nadużyciom,
• archiwizacji dokumentacji dotyczącej zgłoszenia.

Zakres danych może obejmować:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane sklepu,
• numer zamówienia,
• dane dotyczące transakcji,
• wartość zamówienia,
• informacje o płatności,
• korespondencję,
• informacje dotyczące zgłaszanego problemu,
• dokumentację przedstawioną przez Kupującego lub Sklep.

Podstawą prawną przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja regulaminu programu na żądanie Kupującego,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa programu, wyjaśnianiu sporów i przeciwdziałaniu nadużyciom,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego.

8. System opinii

Jeżeli SHOPONE prowadzi własny system opinii, dane mogą być przetwarzane w celu:

• umożliwienia wystawienia opinii,
• potwierdzenia, że opinia dotyczy rzeczywistego zakupu,
• publikacji opinii,
• przeciwdziałania fałszywym opiniom,
• moderacji treści,
• obsługi zgłoszeń dotyczących opinii.

Zakres danych może obejmować:

• imię lub pseudonim,
• adres e-mail,
• identyfikator zamówienia,
• dane dotyczące produktu,
• ocenę,
• treść opinii,
• datę wystawienia opinii.

Jeżeli SHOPONE jedynie technicznie obsługuje system opinii na rzecz sklepu, administratorem danych pozostaje sklep.

9. Chat

W ramach narzędzia chat mogą być przetwarzane:

• imię,
• nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• identyfikator użytkownika,
• identyfikator sesji,
• treść rozmowy,
• informacje dotyczące zamówienia,
• dane techniczne.

Jeżeli chat jest narzędziem obsługi klienta konkretnego sklepu, SHOPONE zasadniczo przetwarza dane jako podmiot przetwarzający działający w imieniu sklepu.

10. Monitoring porzuconych koszyków

SHOPONE może technicznie przetwarzać dane dotyczące porzuconych koszyków w imieniu sklepu.

Mogą one obejmować:

• identyfikator koszyka,
• identyfikator klienta,
• adres e-mail,
• numer telefonu – jeżeli wymagany przez daną funkcjonalność,
• informacje o produktach,
• ilość produktów,
• wartość koszyka,
• datę utworzenia i modyfikacji koszyka,
• status koszyka,
• informacje o późniejszej konwersji,
• dane dotyczące sesji użytkownika.

Sklep jako administrator odpowiada za ustalenie podstawy prawnej do:

• zbierania danych,
• wykorzystywania ich do komunikacji,
• wysyłania przypomnień,
• prowadzenia marketingu.

Samo powierzenie danych SHOPONE nie tworzy dla sklepu podstawy prawnej do wysyłania komunikacji marketingowej.

11. Cross-sell i rekomendacje produktów

W ramach funkcji cross-sell SHOPONE może przetwarzać w imieniu sklepu informacje dotyczące:

• przeglądanych produktów,
• produktów znajdujących się w koszyku,
• historii zamówień,
• kategorii produktów,
• wartości koszyka,
• dokonanych zakupów,
• aktywności użytkownika.

Dane mogą być wykorzystywane do wygenerowania rekomendacji produktowych dla danego użytkownika.

Jeżeli rekomendacje prowadzą do profilowania w rozumieniu RODO, sklep jako administrator odpowiada za:

• ustalenie podstawy prawnej,
• realizację obowiązku informacyjnego,
• ocenę, czy wymagane jest uzyskanie zgody,
• zapewnienie użytkownikowi odpowiednich praw.

12. Profilowanie

W ramach niektórych funkcjonalności SHOPONE może dochodzić do automatycznej analizy danych użytkownika, w szczególności w celu:

• doboru rekomendowanych produktów,
• oceny prawdopodobieństwa finalizacji koszyka,
• analizy zachowania użytkownika,
• dopasowania komunikacji.

Jeżeli SHOPONE wykonuje takie operacje wyłącznie na polecenie sklepu, administratorem procesu profilowania pozostaje sklep.

SHOPONE nie podejmuje w ramach standardowych usług decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływających, chyba że zakres konkretnej usługi stanowi inaczej.

13. Źródła danych

Dane mogą pochodzić:

• bezpośrednio od osoby, której dotyczą,
• od Klienta Biznesowego,
• ze sklepu internetowego zintegrowanego z SHOPONE,
• z systemu e-commerce,
• z API sklepu,
• z zamówienia,
• z koszyka,
• z formularza,
• z chatu,
• z plików cookies lub podobnych technologii,
• z publicznych rejestrów przedsiębiorców.

14. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym SHOPONE w świadczeniu usług, w szczególności:

• dostawcom infrastruktury serwerowej,
• dostawcom hostingu,
• dostawcom baz danych,
• dostawcom usług chmurowych,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom usług SMS,
• dostawcom systemów obsługi klienta,
• dostawcom narzędzi analitycznych,
• dostawcom zabezpieczeń IT,
• firmom księgowym,
• kancelariom prawnym,
• dostawcom systemów płatności,
• podmiotom świadczącym usługi techniczne i serwisowe.

Podmioty otrzymujące dane są zobowiązane do zachowania poufności oraz przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Podmioty podprzetwarzające

Jeżeli SHOPONE działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu sklepu, może korzystać z innych podmiotów przetwarzających wyłącznie na warunkach zgodnych z art. 28 RODO.

Aktualna lista podmiotów podprzetwarzających może być dostępna:

[adres strony z listą podprocesorów]

SHOPONE informuje Klientów Biznesowych o planowanych zmianach dotyczących podmiotów podprzetwarzających zgodnie z warunkami Umowy Powierzenia.

16. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

SHOPONE dąży do korzystania z usługodawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli korzystanie z określonych dostawców powoduje przekazanie danych poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych,
• innych zabezpieczeń przewidzianych przez przepisy RODO.

Jeżeli będzie to wymagane, przeprowadzana jest również ocena warunków transferu danych.

17. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

W szczególności:

Dane Klientów Biznesowych

Przez okres trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do:

• rozliczenia umowy,
• dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wykonania obowiązków podatkowych i księgowych.

Dane dotyczące zapytań

Przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń lub utraty potrzeby ich przechowywania.

Dane marketingowe

Do momentu:

• wycofania zgody,
• wniesienia skutecznego sprzeciwu,
• zakończenia celu marketingowego.

Dane klientów sklepów przetwarzane w imieniu sklepu

Przez okres określony w Umowie Powierzenia lub poleceniu administratora.

Po zakończeniu współpracy dane są zwracane lub usuwane, chyba że przepisy prawa wymagają dalszego przechowywania.

18. Kopie zapasowe

Dane usunięte z podstawowych systemów mogą przez ograniczony okres pozostawać w kopiach zapasowych.

Kopie zapasowe:

• służą wyłącznie zapewnieniu ciągłości działania i bezpieczeństwa,
• nie są wykorzystywane do bieżącego prowadzenia działalności,
• są nadpisywane lub usuwane zgodnie z przyjętym harmonogramem retencji.

19. Bezpieczeństwo danych

SHOPONE stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

W zależności od charakteru systemu mogą obejmować w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych,
• szyfrowanie danych przechowywanych – tam, gdzie jest to zasadne,
• kontrolę dostępu,
• indywidualne konta użytkowników,
• mechanizmy uwierzytelniania,
• ograniczanie dostępu zgodnie z zasadą najmniejszych uprawnień,
• rejestrowanie zdarzeń w systemach,
• zabezpieczenia sieciowe,
• aktualizacje oprogramowania,
• kopie zapasowe,
• procedury zarządzania incydentami,
• procedury nadawania i odbierania uprawnień,
• okresową ocenę zabezpieczeń,
• obowiązek zachowania poufności przez osoby mające dostęp do danych.

20. Naruszenia ochrony danych

W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych SHOPONE podejmuje działania mające na celu:

• ograniczenie skutków incydentu,
• ustalenie zakresu naruszenia,
• zabezpieczenie systemu,
• udokumentowanie zdarzenia.

Jeżeli SHOPONE działa jako podmiot przetwarzający, niezwłocznie informuje właściwego administratora o stwierdzonym naruszeniu dotyczącym powierzonych danych oraz przekazuje dostępne informacje potrzebne administratorowi do realizacji obowiązków wynikających z RODO.

21. Prawa osób, których dane dotyczą

Jeżeli SHOPONE jest administratorem danych, osobie przysługują – w przypadkach przewidzianych przez RODO – prawa do:

• dostępu do danych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• wycofania zgody,
• niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli wywołuje ona skutki prawne lub podobnie istotnie wpływa na osobę.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

22. Dane klientów sklepów – realizacja praw

Jeżeli SHOPONE przetwarza dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, żądanie dotyczące:

• dostępu do danych,
• usunięcia danych,
• sprostowania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,

powinno zostać skierowane do sklepu, który jest administratorem danych.

Jeżeli takie żądanie wpłynie bezpośrednio do SHOPONE, SHOPONE może przekazać je właściwemu administratorowi oraz wspierać go w realizacji żądania zgodnie z Umową Powierzenia.

23. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

24. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis SHOPONE może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.

Mogą one służyć do:

• prawidłowego działania serwisu,
• utrzymywania sesji,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętywania ustawień,
• prowadzenia statystyk,
• analizy ruchu,
• marketingu.

Cookies niezbędne

Mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do wykonania transmisji lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Cookies analityczne i marketingowe

Są uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania wszystkich cookies,
• odrzucenia cookies opcjonalnych,
• wybrania poszczególnych kategorii,
• późniejszej zmiany decyzji.

Szczegółowe informacje mogą być przedstawione w odrębnej Polityce Cookies.

25. Logi systemowe

Podczas korzystania z SHOPONE system może automatycznie zapisywać informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• data i godzina połączenia,
• typ przeglądarki,
• typ urządzenia,
• identyfikator sesji,
• wykonywana operacja,
• informacje o błędach.

Logi są wykorzystywane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa,
• wykrywania nadużyć,
• diagnozowania błędów,
• zapewnienia prawidłowego działania Systemu,
• prowadzenia audytu technicznego.

26. Dane dzieci

Usługi SHOPONE skierowane do przedsiębiorców nie są przeznaczone dla dzieci.

Jeżeli dane osoby małoletniej pojawią się w związku z zakupem dokonanym w sklepie internetowym, odpowiedzialność za ustalenie podstawy prawnej ich przetwarzania spoczywa na administratorze danych danego sklepu.

27. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany zakresu usług,
• zmiany sposobu przetwarzania danych,
• wdrożenia nowych funkcjonalności,
• zmiany przepisów prawa,
• zmiany wykorzystywanych technologii.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie SHOPONE.

28. Kontakt dotyczący ochrony danych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z SHOPONE:

ICTONE Krzysztof Mucha
Kobylec 276
32-740 Łapanów
NIP: 8681740037

email: admin@shopone.pl